上司にお礼メールを送る時のタイミングは?シーン別の例文を大公開!

社会人になると、様々なシーンで会食が発生します。上司との飲み会や、取引先との飲み会。その様な事があったら行われるのがお礼メールです。普段は仕事上の関係だからこそ、この様な時にはキチンと誠意ある対応を取りたいですよね。今日はお礼メールを送る時のポイントについて調べました

上司にお礼メールを送るには

社会人になると頻繁に飲み会が発生します。上司と親睦を深める為には、飲みの席でざっくばらんな話をするのが一番、手っ取り早いのでとても重要なイベントと言えるでしょう。

飲みの席では、上司がご馳走してくれる事は頻繁に発生します。そんな時に悩むのがお礼メールですよね。
変なメールを送ってしまって失礼な事をしたくないですし、とても気を使うと思います。今日は、上司にお礼メールを送る場合の注意点と例文を紹介します。

飲み会でご馳走になった場合

一番、発生頻度が高いのは飲み会だと思います。上司の立場からすれば若手社員と割り勘はみっともないと言う心理が働きますので、ご馳走してくれるケースは良くあるでしょう。

では、そのメールに対する返信はいつ、どの様な内容を送れば良いのでしょうか。

いつ送る?

17 1 飲み会後のおごってもらったお礼メールは、次に上司の顔を合わせるまでに送るのが礼儀です。 同じ職場の上司ならば、早ければ次の日には、直接顔を合わせますから、飲み会や食事をおごってもらうときには、なるべくその日中の早いタイミングで、ご馳走になったお礼メールを送る様にしましょう。

それなので、飲み会や食事を上司からご馳走になったお礼のメールは、できれば当日中に送るべきです。取り急ぎおごってもらったお礼を伝えるメールですので、それほど内容に凝る必要もありません。 もしどうしても、その日中に上司へご馳走になったお礼のメールが送れないのであれば、遅くとも翌日までのは送るようにしましょう。

当然と言う態度はNG!

飲み会や食事でご馳走されたことに対して、上司へおごってもらったお礼をしないと、「こいつ先輩のおごりで、後輩がご飯をおごってもらうのを当然と思ってるんじゃないか」と見られてしまう可能性があります。

上司・先輩はご馳走になったお礼のメールをもらうために、食事や飲み会に後輩を連れていくわけではありませんが、飲み会後に、おごってもらったお礼メールを送ればそういった勘違いもなくなるでしょう。

礼儀正しい態度は、相手に良い印象を与えられます。飲み会に連れて行ってもらったら、ご馳走になったお礼のメールを送って丁寧に感謝を伝えましょう。

万が一、飲み会や食事でご馳走されるのが、当然といった態度を取ってしまったとしても、別れてすぐに、「今日は食事に誘ってくださり、ありがとうございました。ご馳走様でした。」と、ご馳走になったお礼のメールを送れば、ご馳走した方も悪い気はしません。

感謝の気持ちと会話内容と店・料理の感想を述べる

飲み会のおごってもらったお礼のメールの書き方として、まず重要なのは、ご馳走になったお礼と、店や料理の感想を述べることです。そして、出来るだけ飲み会での会話内容を含ませましょう。

飲み会の内容が具体的であればあるほど、おごってもらったありがたみが伝わります。飲み会のお礼メールの書き方として、楽しかった飲み会になったお礼の気持ちをメールに込めてください。

お礼メールの例文

その時々の内容により、お礼メールの文面は臨機応変に変えていく必要はありますが、一般的な例文としては下記の内容を参考にしてください。

なお、お礼メールを送った後に、後に、顔を合わせる機会があるのなら、会った時に再度、直接お礼を言うのを忘れないようにしましょう。

△△部長

お疲れ様です。
XXXXです。

昨日はご当地の海の幸をお腹一杯ご馳走になりました。
まことにありがとう ございました。
ふだんはなかなか口にできない新鮮な魚介類を頂き、 心身共に
XXXを堪能できました。

皆様の貴重なお話を伺えて、非常に勉強になりました。
どうか 今後ともご指導賜りますよう宜しくお願い申し上げます。

取急ぎお礼を申し上げたくお便りいたしました。
ありがとうございました。

営業に同行して頂いた場合

お礼メールを送るのは飲み会の時だけではありません。若手社員の時は、営業に同行して頂く事も良くあるかと思います。そんな時のお礼メールはどの様にしたら良いのでしょうか。

ビジネスマナーとして、営業同行のお礼メールは欠かせません。そこで、上司や先輩への印象を良くするメールの書き方について考えてみましょう。

いつ送る?

営業同行のお礼のメールは、感謝の気持ちを伝えるために送ります。感謝の気持ちを伝えるには、相手に送信するタイミングが重要です。そのため、営業同行した当日、遅くとも翌日中には、上司や先輩にメールを送信しましょう。

同行のお礼と学んだ事を伝える

同行のお礼と上司と先輩と営業同行をした事によって、学んだ事や次回に活かせそうな事など、自分の気づきも書くといい印象を与えます。「上司(先輩)のおかげで●●について改めて勉強させていただきました」など具体的に書きましょう。

今後、自分がどうしていくかを明示する

営業同行でどんなにいいことを学べたとしても、次に活かせなければ意味がありません。営業同行によって、学んだ事を活かして今後どのようにしていくのか具体的に明示するようにしましょう。これを書くとアドバイスをもらうかもしれません。

お礼メールの例文

営業に同行して頂いた場合のポイントは理解していただけましたでしょうか。ポイントを理解して頂いた所でお礼メールを見てみましょう。

ここで注意するポイントは「助かりました。」と言う表現は避ける事です。「助かりました」は、相手への労いを含む表現なので、部下が上司に使う言葉として好ましくありません。上司の力添えに対しては「ありがとうございました」と感謝を伝えましょう。

上司からのアドバイスに対して「参考になりました」と返すのもNGです。その場合は「勉強になりました」の方が実感がこもっていて、相手に伝わります。

XX(役職)

お疲れ様です。XXです。
本日は株式会社XXへの営業に同行していただきまして、ありがとうございました。
先方様の質問に対する言い回しなど、改めて勉強になる点が多く為になりました。
また帰りの道中に次回からの改善ポイントなどのフォローアップをしていただき、ありがとうございました。

次回XX月XX日の商談では、必ずいい結果をお聞かせできるよう、そのための準備を手抜かりなく行っていきます。 取り急ぎ営業同行のお礼です。

今後とも変わらずご指導いただけますよう、よろしくお願い致します。

自分にお礼メールが来た時にはどうしたら良い?

これまで、シーン別のお礼メールを見てみましたが、自分にお礼メールが来たときはどうしたら良いのでしょうか。上司だけでなく、取引先との会食等でお礼メールを頂く事は良くあるかと思います。

そんな時に慌てないように、ポイントを確認しておきましょう。

お礼に対するお礼なんて必要なの?

お礼メールの返信は、意外に重要です。お礼に対するお礼なんて必要なの?と思うかもしれませんが、肝心なのは「お礼メールをわざわざ送ってくれたことに対するお礼」です。

通常ビジネスメールは味気ないものになりがちなので、こういうときは細やかな気遣いや誠意が必要です。返信するタイミングは24時間以内がいいでしょう。

件名は変えずに「Re:○○○」とした方が、相手にも何の話題なのかすぐに伝わり、またお礼への返信メールなのですから、あれこれと話題を盛り込まずに簡潔に締めくくるのも大事です。

返信メールには「目下からのメールで終わらせる」を意識するといいでしょう。上司と部下なら、部下のメールで終わらせる、取引先とのメールなら仕事を請け負う側で終わらせるとスムーズです。

もし、別件で伝えたいことができた場合は、お礼の返信とはメールを分けて送りましょう。返信の件名「Re:○○○」の本文に、別件の話題があると読み飛ばしてしまったり、相手に伝わらなかったり、トラブルの元です。ビジネスメールのマナーにおいて、件名以外の用件を盛り込まないことは基本です。

お礼メールの例文

取引先からお礼メールを頂いた場合、返信メールは下記の様な文章が良いでしょう。

△△株式会社
●●様

お忙しいなか、ご丁寧なメールをくださり恐れ入ります。
いつも細やかなご配慮ありがとうございます。

こちらこそ、楽しい時間をご一緒できて光栄です。

今後とも、よろしくお願いいたします。

簡単に出来るからこそ注意が必要!

今やビジネスメールは仕事をする上での重要なツールです。簡単に送れるメールだからこそ、こまめにタイミングよく送る人と、つい後回しにしてタイミングを逃してしまう人との差が大きく開いてしまいます。

固い定型文にはめてしまいがちなビジネスメールの中でも、特にお礼を伝えるメールには送る人の人柄が出るところ。お礼メールの中で「気遣いが細やかな人」という印象を与えられたら、こんなに気が利く人なら仕事もできそうだ、任せても安心だ、と思ってもらえるでしょう。

いつその様なシーンに出くわしても困らない様に予め幾つかの文案を作っておくのも良いですよ!